Dari System of Record ke Governed System of Action: Apa yang Berubah Saat Software Mulai Bertindak Sendiri

Selama bertahun-tahun, software enterprise terutama berfungsi sebagai system of record: tempat perusahaan mencatat transaksi, menyimpan data, dan melihat status. Gelombang AI berikutnya mulai mengubah peran itu.

Software tidak hanya membaca atau memberi rekomendasi. Ia mulai bisa menjalankan tindakan.

Arah ini mulai terlihat dari beberapa sinyal 2026. PwC (27 Agustus 2026) menggambarkan kemungkinan finance bergerak ke “agentic office of the CFO”: siklus finance inti bisa berjalan lebih mandiri, sementara manusia tetap berada di pusat untuk keputusan yang membutuhkan konteks, etika, dan trade-off strategis. Di Indonesia, OJK (25 September 2026, dikutip ANTARA) menegaskan bahwa pengembangan AI di perbankan perlu diimbangi tata kelola, pengawasan, dan manajemen risiko yang memadai.

Bagi owner, perubahan ini bukan pertama-tama masalah teknologi. Ini masalah delegasi.

Ketika manusia memberi pekerjaan kepada manusia lain, biasanya ada batas wewenang, approval, dan tanggung jawab—meskipun kadang tidak tertulis. Ketika software mulai bertindak, aturan yang implisit itu harus menjadi eksplisit.

1. System of record vs system of action

System of record menjawab pertanyaan seperti:

• transaksi apa yang terjadi?
• invoice mana yang belum dibayar?
• stok berapa?
• project mana yang terlambat?
• siapa yang membuat perubahan?

Ia menjadi tempat pencatatan dan referensi.

Kemudian muncul layer recommendation:

• produk mana yang sebaiknya direorder?
• invoice mana yang berisiko?
• supplier mana yang perlu diperiksa?
• transaksi mana yang abnormal?

Di sini software membantu manusia memutuskan.

System of action melangkah lebih jauh. Software dapat menjalankan business action, mengubah status, membuat atau memperbarui transaksi, melakukan koordinasi lintas proses, dan mengeksekusi langkah tertentu sesuai aturan.

Perubahan ini masih berupa arah, bukan kepastian. PwC menyebutnya sebagai kemungkinan. BCG (12 Mei 2026) mencatat bahwa hampir 90% CEO mengharapkan agent AI memberi ROI yang terukur, tetapi relatif sedikit organisasi yang menunjukkan hasil konsisten saat ini. Jadi ini tidak berarti semua sistem akan menjadi autonomous, dan tidak berarti semua bisnis perlu agent. Yang layak diantisipasi owner: software bergerak dari pencatatan pasif menuju eksekusi yang dibatasi wewenang.

2. Apa yang berubah ketika software mulai mengeksekusi?

Ketika software hanya memberi insight, risiko utamanya biasanya kualitas rekomendasi.

Ketika software bisa bertindak, pertanyaan bertambah:

• tindakan apa yang boleh dilakukan?
• data apa yang boleh diakses?
• nominal berapa yang boleh diproses?
• keputusan apa yang harus meminta approval?
• kondisi apa yang memaksa escalation?
• evidence apa yang harus disimpan?
• siapa accountable jika hasilnya salah?

Artinya, AI governance tidak cukup berupa policy umum seperti “gunakan AI secara bertanggung jawab”.

Perusahaan perlu authority design.

3. Enam batas delegasi yang harus jelas

Fokus Profit menggunakan enam boundary sederhana untuk membaca kesiapan agent execution. Kerangka ini adalah rekomendasi Fokus Profit. Semua ambang dan nominal dalam contoh di artikel ini adalah contoh ilustrasi, bukan angka rekomendasi.

1. Objective

Apa tujuan agent?

Contoh yang lebih jelas: “identifikasi invoice overdue dan siapkan follow-up” lebih baik daripada “bantu collection”.

Objective menentukan ruang kerja.

2. Permission

Data dan action apa yang boleh diakses?

Misalnya:

• boleh membaca invoice,
• boleh membuat draft reminder,
• boleh mengubah collection status tertentu,
• tetapi tidak boleh menghapus transaksi,
• tidak boleh mengubah bank detail,
• dan tidak boleh membuat refund.

Permission harus lebih rinci daripada sekadar “akses finance”.

3. Decision rights

Keputusan apa yang boleh dibuat tanpa manusia?

Contoh:

• boleh mengirim reminder standar untuk invoice <30 hari overdue,
• boleh mengklasifikasi exception,
• tetapi tidak boleh memberikan diskon,
• tidak boleh mengubah payment term,
• dan tidak boleh write-off.

Ini adalah perbedaan antara action dan authority.

4. Approval gate

Tindakan apa yang tetap membutuhkan approval?

Gunakan threshold yang jelas.

Contoh:

• reminder: otomatis,
• perubahan due date: approval finance manager,
• kredit note: approval sesuai nominal,
• perubahan supplier bank: selalu dual approval.

Approval harus mengikuti risk, bukan sekadar jabatan.

5. Exception dan escalation

Agent perlu tahu kapan berhenti.

Contoh:

• data tidak lengkap,
• confidence rendah,
• policy conflict,
• nominal di atas threshold,
• customer dispute,
• transaksi tidak cocok dengan master data.

Saat exception terjadi, sistem harus tahu siapa yang menerima kasus berikutnya.

6. Audit evidence

Setiap action penting perlu meninggalkan jejak.

Minimal:

• input yang digunakan,
• rule atau policy yang diterapkan,
• keputusan yang dibuat,
• action yang dijalankan,
• approval yang diperoleh,
• dan outcome.

Prinsip enam batas ini bisa dipakai tanpa harus mengikuti satu vendor atau produk tertentu.

4. Buat authority matrix: Human vs Agent

Gunakan matrix sederhana sebelum memberi agent akses ke sistem operasional.

Kolom 1 — Action

Apa yang dilakukan?

Kolom 2 — Agent authority

Read only, recommend, draft, execute terbatas, atau execute penuh dalam boundary tertentu?

Kolom 3 — Human approval

Siapa yang harus approve dan kapan?

Kolom 4 — Escalation

Exception diarahkan ke siapa?

Kolom 5 — Evidence

Apa yang wajib tersimpan?

Contoh procurement:

Action: buat draft purchase request.

Agent authority: boleh draft dari approved demand.

Human approval: procurement lead sebelum PO.

Escalation: jika harga >threshold atau vendor tidak approved.

Evidence: source demand, quotation, selected vendor, approver, timestamp.

Contoh finance:

Action: follow-up invoice overdue.

Agent authority: boleh kirim reminder standar.

Human approval: tidak perlu untuk reminder normal.

Escalation: disputed invoice atau strategic customer.

Evidence: invoice data, reminder template, delivery log, customer response.

5. Capability tanpa authority design adalah delegasi yang belum selesai

Kesalahan umum adalah membahas agent dari sisi capability:

• bisa membaca ERP?
• bisa generate journal?
• bisa membuat PO?

Pertanyaan capability memang penting. Tetapi ia harus diikuti pertanyaan authority:

• boleh sampai mana?
• dalam kondisi apa?
• berdasarkan data apa?
• kapan berhenti?
• siapa yang mengambil alih?

OJK mengingatkan bahwa manfaat AI datang bersama risiko baru, termasuk keputusan yang sulit dijelaskan (“black box”) dan ketergantungan pada penyedia teknologi pihak ketiga. Pelajaran ini disampaikan untuk perbankan, tetapi logikanya relevan bagi bisnis mana pun: semakin dekat agent ke eksekusi, governance justru semakin penting.

Semakin besar capability, semakin eksplisit boundary yang diperlukan.

6. Owner checklist sebelum memberi execution access

Sebelum agent dihubungkan ke ERP, finance, procurement, atau workflow internal, pastikan enam pertanyaan ini punya jawaban.

1. Objective: outcome apa yang agent kejar?
2. Permission: data dan action apa yang boleh diakses?
3. Decision rights: keputusan apa yang boleh dibuat sendiri?
4. Approval: tindakan mana yang wajib minta manusia?
5. Escalation: kapan agent harus berhenti dan menyerahkan kasus?
6. Audit evidence: apa yang wajib tercatat?

Tambahkan satu pertanyaan terakhir:

Siapa accountable atas desain boundary tersebut?

AI tidak menghapus ownership. Ia justru membuat ownership harus lebih jelas.

7. Jangan menyamakan akses teknis dengan mandat bisnis

Agent yang secara teknis bisa memanggil API atau action tertentu belum otomatis memiliki mandat untuk menggunakannya dalam semua kondisi. Pisahkan tiga hal:

• capability: apa yang secara teknis bisa dilakukan,
• authority: apa yang secara bisnis boleh dilakukan,
• accountability: siapa yang bertanggung jawab atas desain dan hasilnya.

Kesimpulan

Ketika software hanya mencatat, perusahaan fokus pada data integrity dan access control.

Ketika software memberi rekomendasi, perusahaan menambah validation dan human judgement.

Ketika software mulai bertindak, perusahaan harus mendesain delegasi.

Sinyal 2026 menunjuk ke arah yang sama. PwC melihat siklus finance makin mandiri dengan manusia tetap di pusat. OJK menekankan tata kelola dan pengawasan. BCG mencatat bahwa sekitar 70% keberhasilan AI berasal dari organisasi, tenaga kerja, dan keterampilan, bukan dari modelnya.

Pesannya untuk owner sederhana:

Jangan mulai dari “agent bisa apa”.

Mulai dari “pekerjaan apa yang boleh saya delegasikan ke agent, di dalam authority seperti apa?”

Setiap action membutuhkan boundary yang ditentukan owner dan escalation path yang jelas. Human owner tetap mengawasi hasil, meninjau exception dan tindakan material, serta memiliki wewenang untuk menghentikan eksekusi.

Untuk melihat bagaimana workflow perlu didesain ulang sebelum AI di-scale, baca juga artikel AI Adoption Bukan Transformasi (tautan internal ke /artikel/ai-adoption-bukan-transformasi/).

Disclaimer: Artikel ini bersifat edukasi umum dan bukan nasihat pajak, hukum, atau keuangan untuk kondisi spesifik bisnis Anda. Contoh angka yang diberi label ilustrasi bukan data nyata. Hasil di setiap bisnis dapat berbeda.